Je telefoon gebruik je waarschijnlijk de hele dag voor je werk. Je belt een klant, beantwoordt een mail, zoekt iets op of regelt onderweg nog snel iets. Zonder dat je daar bewust voor kiest, wordt dat ene apparaat steeds belangrijker voor je bedrijf.

Dat merkte ook aannemer Bart Hoonhout toen we hem spraken over cyberveiligheid. Tijdens het gesprek kwam zijn telefoon ter sprake en realiseerde hij zich hoeveel er van dat ene apparaat afhangt.

“Bij ons draait eigenlijk alles via mijn telefoon. Als die gehackt zou worden, ligt in feite alles plat. Ik bel er de hele dag mee met klanten, leveranciers en onderaannemers, ik leef praktisch met dat ding voor mijn bedrijf.”

Het zal voor meer ondernemers herkenbaar zijn. Als je telefoon wordt gestolen, kapotgaat of je er door een hack niet meer bij kunt, kun je dan verder?

→ Lees ook het interview met Bart Hoonhout over cyberveiligheid

Zakelijk en privé lopen makkelijk door elkaar

Je hebt waarschijnlijk nooit besloten om een deel van je bedrijfsprocessen op je telefoon te zetten. Dat is zo gegroeid. Je ging je zakelijke mail erop lezen, WhatsApp gebruiken voor klanten, documenten openen en misschien ook bankzaken of je boekhouding regelen.

Tegelijkertijd gebruik je hetzelfde apparaat privé. Daardoor staat er veel informatie op één plek en lopen zakelijk en privé makkelijk door elkaar.

Je telefoon geeft bovendien vaak toegang tot andere systemen. Als je ergens inlogt, krijg je bijvoorbeeld een extra code per sms of via een speciale app op je telefoon. Zo’n extra controle maakt je account veiliger, maar betekent ook dat je je telefoon nodig kunt hebben om toegang te krijgen.

Het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) wijst erop dat smartphones en andere mobiele apparaten belangrijke zakelijke gegevens kunnen bevatten. Bij verlies of diefstal kunnen gegevens verloren gaan of uitlekken. Ook onveilige apps en wifi-netwerken kunnen risico’s opleveren.

Loop de beveiliging eens na

Bij een nieuwe telefoon willen we meestal vooral dat alles zo snel mogelijk weer werkt. Apps overzetten, accounts koppelen en door. Maar wanneer heb je voor het laatst gekeken hoe je telefoon eigenlijk is beveiligd?

• Updates: is je telefoon bijgewerkt en worden ook je apps automatisch bijgewerkt?
• Toegang: beveilig je telefoon met een toegangscode die niet makkelijk te raden is. Vermijd voor de hand liggende codes zoals 123456, je geboortedatum of steeds hetzelfde cijfer. Stel ook in dat je telefoon na korte tijd automatisch vergrendelt.
• Tweefactorauthenticatie (2FA): krijg je bij het inloggen een code op je telefoon? Controleer dan bij belangrijke zakelijke accounts, zoals je e-mail, boekhoudprogramma of cloudopslag, hoe je kunt inloggen als je telefoon er niet is. Kijk hiervoor bij de beveiligingsinstellingen van het account en bewaar eventuele herstelcodes op een veilige plek buiten je telefoon.
• Apps: loop de apps op je telefoon eens na. Verwijder wat je niet meer gebruikt en controleer in de instellingen welke apps toegang hebben tot je contacten, foto’s, bestanden, camera, microfoon of locatie. Heeft een app die toegang niet nodig? Zet die dan uit.
• Back-up: controleer in de instellingen van je telefoon of er automatisch een back-up wordt gemaakt en wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Kijk ook wat er wordt opgeslagen en of belangrijke zakelijke gegevens daaronder vallen. Zorg dat je weet hoe je de back-up kunt terugzetten als je telefoon kwijt of kapot is.
• Openbare wifi: wees terughoudend met openbare wifi, bijvoorbeeld in een café, hotel, trein of op een vliegveld. Je weet niet altijd hoe goed zo’n netwerk is beveiligd. Gebruik voor internetbankieren, vertrouwelijke informatie en belangrijke zakelijke accounts liever je mobiele internetverbinding (4G/5G) of een VPN.

En de telefoons van je medewerkers?

Misschien gebruiken medewerkers hun privételefoon voor zakelijke mail, WhatsApp, bestanden of om in te loggen op systemen. Dan is het goed om daar afspraken over te maken.

Welke zakelijke informatie mag op een privételefoon staan? Welke beveiliging spreek je met elkaar af? En wat gebeurt er met zakelijke accounts en gegevens als iemand uit dienst gaat?

Hebben meerdere medewerkers een zakelijke telefoon of tablet? Dan kan Mobile Device Management (MDM) handig zijn. Daarmee beheer en beveilig je de toestellen vanuit één systeem. Je kunt bijvoorbeeld beveiligingsinstellingen voor alle telefoons regelen en een verloren of gestolen toestel op afstand blokkeren of wissen. Er zijn verschillende MDM-oplossingen voor bedrijven. Vraag ernaar bij degene die je helpt met je computers en telefoons.

Wat als je telefoon morgen wegvalt?

Beveiliging is één ding. Maar kun je ook verder werken als je telefoon er ineens niet meer is?

Kun je nog bij je zakelijke mail en bestanden? Kun je nog inloggen als de verificatie via je telefoon loopt? Heb je belangrijke telefoonnummers ergens anders staan en kun je klanten en medewerkers nog bereiken?

Als je op een paar van die vragen ‘nee’ moet antwoorden, weet je meteen waar nog iets te regelen is.

Hoe staat jouw telefoon ervoor?

Loop de instellingen van je telefoon eens na en controleer de punten hierboven. Kijk ook wat je nodig hebt om verder te kunnen als je telefoon kwijt, kapot of niet meer toegankelijk is. Dat levert waarschijnlijk sneller een paar aandachtspunten op dan je denkt.
Meer weten over het veilig gebruiken van smartphones en andere mobiele apparaten? Het NCSC biedt de CyberVeilig Check, speciaal voor kleinere organisaties, waarmee je binnen 5 minuten je basisveiligheid in beeld brengt en een actielijst downloadt. 

→ Bekijk meer informatie over mobiele apparatuur op de website van het NCSC